Уничтожение документов

Систематизация документооборота и архива любой организации предусматривает своевременное уничтожение документации с истекшим сроком хранения, которая утратила практическую значимость. Немаловажно отметить, что уничтожение архивных документов закреплено на законодательном уровне, поэтому выполнение процедуры должно проходить четко в соответствии с нормами законов РФ. Кроме этого, важно понимать, что утилизированные бумаги восстановлению не подлежат, следовательно, необходимо максимально ответственно подходить к этой процедуре.

Особенности уничтожения документации

Как правило, утилизация документации помогает оптимизировать работу предприятия, при этом решается несколько задач:

• соблюдение правил хранения и уничтожения документов;
• освобождение и экономия офисного пространства;
• обеспечение свободного доступа сотрудников к информации.

Уничтожение документов любого предприятия происходит после проведения определенной процедуры – экспертизы ценности (полистного просмотра), по результатам которой из архива выделяются дела, подлежащие утилизации. Данное действие фиксируют актом, составленным по унифицированной форме, с подписью руководителя организации.

Утилизация документов проходит конфиденциально. Выполнять ее фирмы могут самостоятельно или заключив договор на уничтожение со специализированными компаниями. Контролировать процесс физической утилизации документов вправе уполномоченный представитель от предприятия, которому по окончанию процедуры будет выдан акт об уничтожении документов.

Сторонние компании, оказывающие услуги по утилизации архивных документов на бумажных носителях, могут проводить работы и на своей, и на территории заказчика – все зависит от объема документации и желания руководства предприятия.

• Для утилизации небольшого количества документации чаще всего используют выездной шредер.
• Секретные и конфиденциальные дела, как правило, уничтожают посредством сжигания в высокотемпературной печи.
• Утилизацию большого объема бумаг реализуют на стационарных промышленных шредерах или промышленных прессах, которые измельчают и обрабатывают утиль.

Таким образом, для упрощения процедуры уничтожения бумаг лучше обратиться в специализированную компанию, занимающихся хранением и систематизацией документооборота. При этом архив может находиться и на территории организации, и вне офиса, на базе архивного предприятия. Квалифицированные специалисты обеспечат должные условия хранения документов, их своевременную систематизацию и утилизацию в полном соответствии с нормами законодательства.