Информационные письма

1. По вопросу отказов гражданам и юридическим лицам в проставлении апостиля на засвидетельствованных нотариальных копиях документов с ссылкой на их несоответствие законодательству Российской Федерации.

Полномочия Федеральной регистрационной службы (далее – Росрегистрация) определены Положением о Федеральной регистрационной службе, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2005 г. № 1315.

В соответствии с указанным Положением Росрегистрация не наделена полномочиями по оценке нотариальных действий, совершаемых нотариусами. Согласно статьям 5 и 33 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус независим в своей деятельности, только суд вправе давать оценку законности совершенного нотариального действия.

В соответствии с Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.) (далее – Гаагская Конвенция), апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати, которой скреплен документ.

В соответствии со статьей 2 и 5 Гаагской Конвенции, подлинность самого содержания официального документа апостилем не заверяется.

Нотариальные документы (нотариальные акты) имеют статус «официальных» и в соответствии с пунктом «с» статьи 1 Гаагской Конвенции подлежат проставлению апостиля.

2. По вопросу проставления апостиля на подлинниках документов.

В соответствии с пунктом 5 Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2006 г. № 363, территориальные органы Федеральной регистрационной службы проставляют апостиль на официальных документах, исходящих от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненных в субъектах Российской Федерации, на территории которых действуют соответствующие территориальные органы Росрегистрации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Статья 6 Конвенции, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.) устанавливает, что каждое договаривающееся государство назначает, с учетом их официальных функций, те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. Государство уведомляет об этом назначении, а также о любом изменении в назначении этих органов Министерство иностранных дел Нидерландов.

При присоединении СССР к Конвенции постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. № 1135 был установлен перечень органов, которым было поручено проставление апостиля. Руководствуясь вышеуказанными нормами, Министерство иностранных дел Российской Федерации 7 июля 2005 г. проинформировало нотой Посольство Королевства Нидерландов в Москве об органах, которые уполномочены проставлять апостиль в Российской Федерации. В этом перечне, наряду с Федеральной регистрационной службой и ее территориальными органами, указаны:

• Генеральная прокуратура Российской Федерации;
• Министерство внутренних дел Российской Федерации;
• Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки;
• Федеральное архивное агентство и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• органы записи актов гражданского состояния исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

На официальные документы, исходящие от федеральных органов государственной власти, перечисленных в ноте Министерства иностранных дел Российской Федерации, органы Росрегистрации апостиль не проставляют.

3. По вопросу удостоверения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов.

Согласно приказу Министерства юстиции Российской Федерации от 3 декабря 2004 г. № 183 «Об утверждении Общего положения о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации» (в редакции приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 5 мая 2006 г. № 149) (далее - Приказ) удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы других государств, исключено из полномочий территориальных органов Росрегистрации. Указанные полномочия осуществляются только Центральным аппаратом Росрегистрации.

На основании пункта 21 Приказа территориальные органы Росрегистрации продолжают проставлять апостиль в установленном порядке на официальных документах, предназначенных для использования за границей, в рамках своей компетенции.

4. По вопросу оформления документов для использования на территории Украины.

В настоящее время Украина является государством-участником Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22 января 1993г., далее – Минская Конвенция).

Согласно статье 13 Минской Конвенции документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. Соответственно, российские и украинские официальные документы принимаются к рассмотрению сторонами без легализации.

При рассмотрении документов, оформленных частными нотариусами Украины, необходимо обращать внимание на наличие круглой мастичной печати, которая включает в себя изображение Государственного герба Украины, название нотариального округа и инициалов нотариуса.

Договор между Российской Федерацией и Украиной об использовании на территории Украины русского языка, как второго государственного языка, отсутствует.

В соответствии с частью 1 статьи 68 Конституции Российской Федерации государственным языком на всей территории России является русский язык.

Соответственно, официальные документы, исходящие из Российской Федерации оформляются на государственном языке – русском, с приложенным заверенным переводом на украинский язык.

5. По вопросу нотариального оформления документов для использования за границей.

Поскольку действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрено специальных требований для нотариального оформления документов для использования за границей, считаем возможным применение к таким документам правил нотариального оформления документов, предназначенных для использования на территории Российской Федерации.

Таким образом, допустимо изготовление нотариальных копий документов для использования за границей любым техническим способом (ксерокопированием, перепечатыванием). Исключением являются нотариальные документы, оформленные для последующей консульской легализации. В соответствии с Инструкцией о консульской легализации, утвержденной Министерством иностранных дел СССР 6 июля 1984 г., и сложившейся в Министерстве иностранных дел Российской Федерации практикой оформления документов для использования за границей, к процедуре консульской легализации не принимаются нотариальные копии документов, оформленные путем ксерокопирования.

В случае изготовления нотариальных копий путем перепечатывания текста документа необходимо соблюдать требование по расшифровке печатей, подписей должностных лиц.

6. По вопросу проставления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях документов для их последующего представления в органы государственной власти Российской Федерации.

Согласно статье 1 Гаагской Конвенции, ее действие распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

В соответствии с пунктом 20 Положения о Росрегистрации к ее полномочиям отнесено проставление в установленном порядке апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

Исходя из этого, территориальные органы Росрегистрации осуществляют проставление апостиля на официальных документах исключительно для их использования в странах - участницах Гаагской Конвенции.

Требования по проставлению апостиля на копиях документов, засвидетельствованных российским нотариусом, для их дальнейшего представления в органы государственной власти Российской Федерации являются необоснованными.

7. По вопросу проставления апостиля на подлинниках документов, исходящих из органов Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Министерство внутренних дел Российской Федерации проставляет апостиль на документах, исходящих из органов внутренних дел, в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990г. № 1135. Министерство внутренних дел Российской Федерации, как правопреемник Министерства внутренних дел СССР, наделено вышеуказанными полномочиями в настоящее время. Министерство иностранных дел Российской Федерации подтвердило наличие полномочий по проставлению апостиля у Министерства внутренних дел Российской Федерации нотой от 7 июля 2005 г. № 4091/1едн., адресованной в посольство Королевства Нидерландов в Москве.

8. По вопросу признания иностранных документов судами Российской Федерации.

В соответствии со статьей 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.), действие Конвенции распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.

В качестве официальных документов в смысле настоящей Конвенции рассматриваются:

а) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

b) административные документы;

c) нотариальные акты;

d) официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем настоящая Конвенция не распространяется на:

а) документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

б) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Перечень документов, которые рассматриваются как «официальные» и на которые проставляется апостиль, устанавливается каждым государством самостоятельно в соответствии с Конвенцией.

В то же время в ряде норм российского законодательства содержатся положения о том, что иностранные официальные документы принимаются к рассмотрению судами Российской Федерации при наличии их легализации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или положениями международных договоров, отменяющих или упрощающих процедуру легализации. Такие требования установлены, например, статьей 408 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Таким образом, необходимость легализации иностранных документов в каждом конкретном случае зависит от статуса этих документов и требований, установленных законодательством Российской Федерации.

Согласно статье 67 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации оценка доказательств, в том числе и письменных, относится исключительно к компетенции суда.

9. По вопросу проставления апостиля на документах, исходящих из архивных органов Российской Федерации для их представления в иностранные государства.

Полномочия по исполнению запросов и оформлению архивных справок, направляемых в иностранные государства, относятся к компетенции Федерального архивного агентства (пункт 5.1.2. Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290).

10.По вопросу проставления апостиля на нотариально засвидетельствованные копии паспортов граждан Российской Федерации

В адрес Росрегистрации поступают многочисленные обращения граждан по вопросу проставления апостиля на нотариально засвидетельствованные копии удостоверений личности (паспортов граждан Российский Федерации).

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» устанавливался прямой запрет на свидетельствование нотариальных копий паспортов или заменяющих его документов.

С 1 января 2004 г. в соответствии со статьей 26 Федерального закона от 8 декабря 2003 г. № 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации», запрет на нотариальное засвидетельствование копий паспортов граждан Российский Федерации снят.

В соответствии с пунктом «с» статьи 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.), документы, засвидетельствованные в нотариальном порядке, признаются в качестве «официальных» и подпадают под действие Конвенции, т.е. подлежат проставлению апостиля.

Учитывая вышеизложенное, Федеральная регистрационная служба считает возможным применение практики проставления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях удостоверений личности (паспортов граждан Российский Федерации).

11. По вопросу проставления апостиля на нотариальных копиях трудовых книжек, удостоверений личности, военных билетов и выписок из них

Нотариальные документы (нотариальные акты) согласно пункту «с» статьи 1 Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов имеют статус «официальных» документов, на которых проставляется апостиль.

Ограничения, установленные статьей 3 Закона СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу", относятся исключительно к вывозу и пересылке оригиналов трудовых книжек, военных билетов и удостоверений личности, а не их копий, засвидетельствованных нотариусом.

Учитывая вышеизложенное, Федеральная регистрационная служба полагает возможным проставление апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях трудовых книжек, удостоверений личности, военных билетов и выписок из них.

12. По вопросу проставления апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу в Испанию

Российская Федерация и Испания являются странами – участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Признание документов, выданных компетентными органами этих стран, осуществляется путем проставления апостиля.

Согласно статье 14 действующего в настоящее время Договора

между Союзом Советских Социалистических Республик

и Королевством Испании о правовой помощи по гражданским делам

(Мадрид, 26 октября 1990 г.), документы, которые выданы или засвидетельствованы по установленной форме и скреплены официальной печатью компетентного государственного учреждения или должностного лица одной из Договаривающихся Сторон, не требуют на территории другой Договаривающейся Стороны какого-либо удостоверения.

К сожалению, указанная норма Договора не содержит четких положений относительно того, распространяется ли отказ от легализации только на документы, направляемые в связи с оказанием правовой помощи, или на документы, предъявляемые гражданами для их последующего самостоятельного вывоза в Испанию.

В настоящее время компетентные органы Испании отказываются принимать к рассмотрению официальные документы, исходящие из Российской Федерации без апостиля, а также проставляют апостиль на официальных документах, направляемых в Российскую Федерацию.

Таким образом, основываясь на принципе равноправия сторон в международных отношениях, Российская Федерация вынуждена ограничительно толковать указанную выше статью Договора и проставлять апостиль на официальных документах, подлежащих вывозу в Испанию.

13. По вопросу проставления апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу в Грецию

Российская Федерация и Греческая Республика являются странами – участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Признание документов, выданных компетентными органами этих стран, осуществляется путем проставления апостиля.

Согласно статье 15 действующего в настоящее время Договора между Союзом Советских Социалистических Республик и Греческой Республикой о правовой помощи по гражданским и уголовным делам (Афины, 21 мая 1981 г.) официальные документы, выданные на территории одной договаривающейся стороны, которые предъявлены в связи с оказанием правовой помощи, признаются официальными документами также на территории другой договаривающейся стороны. Документы, направляемые одной договаривающейся стороной другой договаривающейся стороне в связи с оказанием правовой помощи, не требуют легализации.

Таким образом, действие данного Договора распространяется только на документы, направляемые органами юстиции друг другу в связи с оказанием правовой помощи в порядке, предусмотренном Договором. В соответствии со статьей 4 Договора, учреждения договаривающихся сторон сносятся друг с другом в дипломатическом порядке.

Учитывая изложенное, действие данного Договора не распространяется на официальные документы, вывозимые в Греческую Республику гражданами Российской Федерации.

Следовательно, проставление апостиля на документах, подлежащих вывозу в Грецию, является обязательным условием их признания на территории Греции.